Misión
Dar servicio a los clientes y soporte a los comerciales, atendiendo y supervisando todos los procesos asociados a los pedidos, desde que son recibidos hasta su entrega al cliente y en fases posteriores, recogiendo y transmitiendo todas sus necesidades e informándoles de posibles incidencias, para garantizar el cumplimiento de las necesidades de los clientes, de acuerdo con los estándares de seguridad, calidad, coste, plazo y productividad requeridos por la organización. Mantener los estándares de Organización, Orden y Limpieza (OOL) en su área de responsabilidad.Áreas de Responsabilidad
1.-CONTROLAR GESTION DE CARTERA Y SOPORTE A COMERCIALES
Dar servicio a los clientes y soporte a los comerciales, atendiendo y supervisando todos los procesos asociados a los pedidos, desde que son recibidos hasta su entrega al cliente y en fases posteriores, para conseguir un adecuado funcionamiento de la minicompañía.
1.-Recibir, filtrar y organizar las consultas realizadas por los clientes, respondiendo en la mayor brevedad posible.
2.-Recibir, supervisar y registrar los Pedidos; y, entregarlos a Planificación (PPP)..
3.-Enviar la Cartera y los Programas de Laminación a los clientes.
4.-Seguir instrucciones de la Jefa de Oficina Comercial para cubrir las necesidades del trabajo, dando apoyo a las áreas que sea necesario en cada momento.
5.-Confirmar pedidos y entregas
6.-Contribuir con el comercial en todo lo referente a la relación con clientes (envió de e-mails, llamadas de tfno. Consultas técnicas, precios…)
7.-Visitar clientes, ocasionalmente.
8.-Preparar documentación de las ofertas y enviarla
9.-Realizar los cambios que requieren los pedidos (fecha de entrega, precios, sistema de TTE, cambios de longitud…)
10.-Reclasificar y Cerrar Líneas de Pedido.
11.-Realizar los Abonos/cargos de Reclamaciones, siniestros y varios.
12.-Cerrar el Expediente de Reclamación en el Portal de Reclamaciones.
13.-Facturar las Consignas, comparando los consumos facilitados por los clientes con los Stocks de Consigna. Analizar niveles de consumo y stock en consigna para programar envíos y actualizar carteras de acuerdo con comercial responsable.
14.-Crear en SAP las Devoluciones de Materiales, aportando la informacion que proporciona el Técnico Comercial.
15.-Transmitir el “Warning” del cliente en cualquier punto del pedido, realizando su seguimiento.
16.-Dar de alta a Clientes Nuevos y a nuevos Destinos de mercancías y direcciones de envío de facturas.
17.Recibir en la cartera, las Incidencias detectadas por los clientes, analizarlas y transmitírselas al Comercial y/o a PPP para su posible corrección. Informar al cliente de los resultados de la gestión.
18.-Consultar y alimentar el Portal ELEMICA del cliente Micheling.
19.-Controlar, junto a otros departamentos, la gestión de los Pedidos Intercompany.
20.-Informar a los clientes del Listado de Segundas Calidades (alambrón y palanquilla) y generar el pedido con las especificaciones del DTO. Técnico.
21.-Coordinar con la Gestora de Riesgos la expedición de los materiales
22.-Realizar, en coordinación con APA, la Facturación Final del mes a TYCSA y BSTQ.
23.-Contribuir en la formación de becarios y personal de nueva incorporación.
24.-Coordinarse con el Comercial para mejorar la atención al cliente.
25.- Reclamar cobros.
26.- Facturar
Áreas de Responsabilidad
2.-CONTROLAR LA GESTION CON PLANIFICACION (PPP)
Coordinar y controlar, junto al departamento de planificación la información necesaria para garantizar la trazabilidad del pedido y cumplir con las necesidades de los clientes.
1.-Informar a PPP de lar urgencias de tratamientos, alimentando el correspondiente registro de urgencias.
2.-Solicitar Información a PPP sobre tratamientos de alambrón, materiales bloqueados, fechas de laminación, incidencias de producción; o, en general cualquier informacion que afecte a la trazabilidad del pedido.
3.-Solicitar Capacidades para atender necesidades puntuales de los clientes (de cara a introducir nuevos pedidos).
4.-Informar al cliente de todos los Cambios que afectan a las condiciones de entrega que figuran en el pedido: longitud de rollo, secuencias de laminación, fechas de entrega…
5.-Asistir a las Reuniones en las que su presencia sea pertinente.
3.CONTROLAR LA GESTION CON EL DEPARTAMENTO TECNICO
Comunicar y organizar, junto al departamento técnico, todos los documentos y solicitudes realizadas por los clientes, analizando las posibles desviaciones, para informar y facilitar la toma de decisiones junto a los clientes.
1.-Transmitir al Dto. Técnico y al comercial las Consultas sobre materiales (nuevos o existentes) que realizan los clientes.
2.-Realizar el Seguimiento de los Pedidos que requieren modificaciones en el contrato marco establecido con el cliente.
3.-Solicitar al Dto. Técnico los certificados de Calidad o la composición química abreviada, para su posterior envío al cliente.
4.- Recibir del Dto. Técnico las derogaciones sobre nuevos pedidos y solicitar conformidad del clientes.
5.-Informar al cliente de cualquier anomalía técnica registrada en su pedido y gestionarla con vistas a su inclusión en cartera.
6.-Asistir a las Reuniones en las que su presencia sea pertinente.
4.-REALIZAR LA GESTION CON LOGISTICA EXTERNA (LE)
Controlar ,organizar y supervisar el proceso de pedidos y entregas de laminados por barco y tren, analizando las posibles desviaciones con respecto a lo previsto, para informar al cliente y tomar las decisiones oportunas .
1.-Crear en SAP la Entrega de los pedidos laminados para su posterior envío.
2.-Realizar el seguimiento de las Entregas Realizadas, consultar a LE los motivos de los retrasos; e, informar al cliente de los mismos.
3.-Informar de la Previsión de Carga a LE y priorizar las entregas.
4.-Controlar la gestión del Pre embarque: solicitar muelle, facturas proforma…
5.-Ubicar el Transporte para fijar la hora de llegada al cliente.
6.-Reenviar al cliente la documentación de los embarques de barco y tren, remitidos por LE.
7.-Supervisar las autorizaciones de los barcos, comprobar en los pedidos que las expediciones son correctas, aumentar líneas de pedido e informar a LE de cualquier anomalía detectada.
8.-Asistir a las Reuniones en las que su presencia sea pertinente.
Áreas de Responsabilidad
INTEGRAR SEGURIDAD, PREVENCION Y MEDIO AMBIENTE
Integrar el Sistema de Seguridad, Prevención y Medio Ambiente en el conjunto del proceso productivo, de acuerdo con la Política Preventiva y Medioambiental de la Compañía, estableciendo objetivos y líneas de actuación para controlar los riesgos y mejorar progresivamente las condiciones de trabajo.
Actividades principales
Revisión de Equipos de Protección Individual (EPIS) propios.
Contribuir en el cumplimiento de los procedimientos del Manual de Seguridad.
Realizar Observaciones Preventivas de Seguridad (OPS)
Supervisar, guiar y apoyar el cumplimiento de los procedimientos de la OOL (Organización, Orden y Limpieza).
Notificar Incidentes y Accidentes.
Realizar las Tarjetas de Corrección de Riesgos (TCR) y supervisar y controlar la ejecución de las acciones derivadas de las mismas, de Accidentes e Incidentes.
Asistir a formaciones.
Contribuir en la realización de la Evaluación de Riesgo de los puestos de trabajo en su área de responsabilidad.
MEJORA CONTINUA
Liderar actividades de mejora de la Minicompañia para conseguir los objetivos fijados del plan de gestión y en el presupuesto de acuerdo a lo establecido en el marco operativo de la Minicompañia.
Actividades principales
Contribuir en la elaboración de los objetivos anuales de la Minicompañía
Contribuir y/o dirigir Objetivos de Mejora Departamental (OMD); y, participar en Objetivos de Mejora Fundamental (OMF).
Diseñar y fomentar la realización de Sugerencias de Mejora (SM) e Innovación entre su equipo.
Diseñar, supervisar y actualizar las Estándar Operation Procedure (SOP).
Supervisar y mejorar el estado de su puestos de trabajo (realizar las auditorías, proponer mejoras, etc.), implantando las acciones de mejora y su estandarización.
Realizar análisis de problemas agudos o crónicos utilizando las herramientas de la Mejora Continua: SCRAS (Síntoma-Causa- Remedio-Acción). Crear y liderar equipos de trabajo para resolver problemas crónicos.
Recoger todas las quejas de los clientes en el registro para su análisis.
Conocimientos y experiencia requeridos
Formación Académica Requerida: Formación en Comercio Internacional o Finanzas&Administración. Mínimo Ciclo Formativo de Grado Superior.
Conocimientos del idioma ingles o alemán impresicindible. ( valoración de otros idiomas)
Conocimientos Informáticos: SAP y MS Excel, MS OUTLOOK, Portales de gestión (clientes, quejas…).
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